Volle Leitungen zur falschen Zeit
Montagfrüh, nach Feiertagen oder in Infektzeiten steigt das Anrufaufkommen schlagartig an.
KI-Telefonassistenz für Praxen
Montagfrüh: Rückrufe, Kontrolltermine, neue Anfragen. Und am Empfang läuft schon alles gleichzeitig.
Damit Anfragen nicht genau dann liegen bleiben.
Wenn Ihr Team gerade keine Hand frei hat, muss Erreichbarkeit nicht abbrechen.
OrdiNav ist KI-Telefonassistenz für Praxen: Er nimmt wiederkehrende Anliegen per Telefon oder Webchat auf, unterstützt bei Terminorientierung und führt nur dort weiter, wo Ihre Praxis persönlich übernehmen soll.
Telefon
Webchat
Rückruf
OrdiNav
Anfragen strukturieren
Info
Termin
Übergabe
OrdiNav strukturiert wiederkehrende Anliegen nach Praxisregel und führt nur dort weiter, wo Ihr Team übernehmen soll.
Entlastung
Wenn viele Anrufe gleichzeitig kommen, wird aus Routine sofort Unterbrechung
Telefonische Terminwünsche sind planbar. Im Alltag treffen sie trotzdem genau dann ein, wenn am Empfang schon genug los ist. Das kostet Ruhe, Zeit und Erreichbarkeit.
Wiederkehrende Terminwünsche bremsen den Empfang
Kontrollen, Rückrufe, Terminverschiebungen und organisatorische Anliegen reißen das Team laufend aus der Arbeit.
Außerhalb der Öffnungszeiten geht Erreichbarkeit verloren
Wer abends, nachts oder am Wochenende anruft, erreicht oft niemanden, obwohl sich der nächste Schritt vorbereiten ließe.
Warteschleife ist keine echte Entlastung
Wenn Anrufende nur warten, landet derselbe Wunsch später oft noch einmal beim Team.
Produkt- & Technikeinordnung
Wie KI-Telefonassistenz, VoiceBot und Praxisassistenz im Alltag zusammenarbeiten
Der Fokus liegt auf telefonischer Terminbuchung und klaren organisatorischen Anliegen. So bleibt mehr Ruhe am Empfang, auch wenn mehrere Patient:innen gleichzeitig anrufen.
- Anrufe entgegennehmen
- Telefonnummer prüfen und Bestandskund:innen erkennen
- Terminwünsche aufnehmen und einordnen
- durch den Terminprozess im angebundenen Buchungssystem führen
- bei unbekannten Nummern dem Neupatient:innen-Prozess folgen
- bei unklaren oder akuten Anliegen an das Team übergeben
Kurz erklärt
Der Voicebot spricht. OrdiNav verarbeitet die Anfrage.
Der Voicebot nimmt den Anruf entgegen. OrdiNav verarbeitet die Anfrage nach den Regeln Ihrer Praxis und dem angebundenen Kalender- oder Buchungssystem. So landet nur das bei Ihrem Team, was wirklich persönlich übernommen werden soll.
Kurzer Ablauf
Drei Schritte statt mehr Telefonchaos
Patient:in ruft an
Der Anruf landet auf Ihrer Praxisnummer oder im definierten Überlauf.
OrdiNav übernimmt nach Praxisregel
Bestandskund:innen können erkannt, Anliegen eingeordnet und passende Wege vorbereitet werden.
Termin oder Übergabe
Je nach Setup wird direkt im angebundenen Buchungssystem gebucht oder eine Anfrage an das Team übergeben.
Fachrichtungen
Ein gemeinsamer Terminbuchungsprozess, unterschiedliche Praxisrealitäten
Der Ablauf bleibt ähnlich. Was sich ändert, ist der Alltag rund um Leitungen, Rückrufe und planbare Terminwünsche.
Zahnarztpraxen
KI-Telefonassistenz für Zahnarztpraxen hilft bei Kontrollen, Prophylaxe, Terminverschiebungen und Rückrufen, wenn Behandlung und Empfang parallel laufen.
Für ZahnarztpraxenOrthopädie
KI-Telefonassistenz für Orthopädie strukturiert Patient:innenanfragen zu Untersuchung, Kontrolle, Nachsorge und Rückrufwünschen.
Für OrthopädieOsteopathie
Webchat, Telefonassistenz und Terminorientierung helfen Osteopathie-Praxen bei Erstterminen, Folgebehandlungen und Rückrufen.
Für OsteopathieAugenärzte & Augenzentren
Telefonassistenz und Webchat für Augenärzte und Augenzentren helfen bei Kontrollterminen, Vorbereitung, Nachsorge und Rückfragen.
Für AugenärzteÄsthetik- & Privatpraxen
Praxisassistenz für Privat- und Ästhetikpraxen sorgt dafür, dass Ersttermine, Beratungsanfragen und Rückrufe nicht verloren gehen.
Für Ästhetik- & PrivatpraxenKontrolle & Sicherheit
Kontrolle behalten, auch wenn der Voicebot übernimmt
OrdiNav arbeitet nicht losgelöst von der Praxis. Sie definieren, wann er aktiv ist, welche Anliegen automatisiert laufen und wann das Team übernimmt.
Schaltbar im Alltag
Der Voicebot kann im Adminbackend ein- und ausgeschaltet werden, zum Beispiel außerhalb der Öffnungszeiten, bei Anrufspitzen, bei belegten Leitungen oder als Überlauf.
Klare Übergaberegeln
Die Praxis definiert, welche Anliegen automatisiert bearbeitet werden und welche an das Team gehen. Bei akuten, unklaren oder sensiblen Anliegen wird nach Praxisregel übergeben.
Bewusste Grenzen
Keine Diagnose, keine medizinische Beratung und keine Notfallentscheidung. Der Fokus liegt auf Terminvergabe und organisatorischer Entlastung.
Nachvollziehbare Informationen
Dialoge werden im Backend nachvollziehbar dokumentiert. Audio wird aus rechtlichen Gründen nicht mitgeschnitten.
Die konkrete Datenverarbeitung und Aufbewahrung werden im jeweiligen Setup geprüft und vertraglich geregelt.
Entlastungspotenzial
Sinnvoll, wenn Telefonroutinen regelmäßig Zeit binden
Nicht jede Praxis braucht dieselbe Lösung. Besonders interessant wird OrdiNav, wenn Telefonanfragen häufig wiederkehren und Leitungen regelmäßig an Grenzen kommen.
Viele Anrufe und volle Leitungen
Vor allem dann, wenn mehrere Patient:innen gleichzeitig anrufen und der Empfang priorisieren muss.
Wiederkehrende Terminwünsche
Kontrolltermine, Rückrufe, Terminverschiebungen und organisatorische Anfragen lassen sich besser abfangen.
Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten
Wer abends oder am Wochenende anruft, bekommt einen nächsten Schritt statt nur ein Freizeichen oder eine volle Mailbox.
Ein Buchungssystem ist bereits eingebunden
Wenn Terminarten, Kalender und Regeln schon vorhanden sind, lässt sich der Ablauf besonders klar anbinden, zum Beispiel über eTermin.
FAQ
Häufige Fragen vor dem Gespräch
Was macht die KI-Telefonassistenz konkret?
Sie nimmt Anrufe entgegen, ordnet Terminwünsche ein und führt durch den Terminprozess oder bereitet eine Anfrage für das Team vor.
Wird direkt über das Buchungssystem gebucht?
Das hängt vom Setup ab. Je nach Kalendern, Terminarten und Praxisregeln kann OrdiNav passende Termine abfragen und buchen, zum Beispiel über eTermin.
Was passiert, wenn eine Telefonnummer nicht erkannt wird?
Dann folgt der Anruf dem definierten Neupatient:innen-Prozess Ihrer Praxis. Bekannte und unbekannte Nummern können unterschiedlich behandelt werden.
Kann die Praxis den Voicebot ein- und ausschalten?
Ja. Der Einsatz kann im Adminbackend gesteuert werden, zum Beispiel für Randzeiten, Anrufspitzen oder als Überlauf.
Was passiert bei akuten oder unklaren Anliegen?
Solche Anliegen werden nach Praxisregel an das Team übergeben. OrdiNav soll nicht medizinisch entscheiden.
Ersetzt OrdiNav unser Praxisteam?
Nein. Er soll das Team entlasten, nicht ersetzen. Persönliche, sensible oder medizinische Anliegen bleiben bei der Praxis.
Werden Telefongespräche aufgezeichnet?
Audio wird aus rechtlichen Gründen nicht mitgeschnitten. Welche Informationen dokumentiert werden, wird im jeweiligen Setup festgelegt.
Ist die Lösung auch ohne Website-Chat nutzbar?
Ja. Der Schwerpunkt dieser Seite liegt auf telefonischer Terminvergabe. Ein Website-Chat kann optional ergänzt werden, ist aber nicht Voraussetzung.
Wie viele Anrufe können gleichzeitig angenommen werden?
Das hängt von der eingesetzten Telefonie und den verfügbaren SIP-Trunk-Kapazitäten ab. Der konkrete Parallelbetrieb wird im Setup geprüft.
Für welche Fachrichtungen eignet sich die Lösung?
Vor allem für Praxen mit vielen telefonischen Terminwünschen, häufigen Rückrufen, vollen Leitungen oder klaren Abläufen rund um die Terminbuchung.
Pakete & Preise
Starten Sie mit Web-Chat und erweitern Sie bei Bedarf um Telefonassistenz
Starten Sie mit dem Web-Chat für Ihre Praxis-Website und erweitern Sie bei Bedarf um Telefonassistenz, Terminbuchung und individuelle Integrationen.
Welche Variante passt, hängt nicht davon ab, wer anfragt, sondern davon, welche Kanäle und Abläufe Ihre Praxis tatsächlich entlasten sollen.
Web-Chat / Mobile-Chat
Die digitale Online-Assistenz für Ihre Praxis-Website.
€249
/ Monat
inkl. 500 Anfragen / Monat
- KI-Chatbot auf Ihrer Website und mobil
- Auskunft zu Leistungen, Abläufen und Praxisinformationen
- Terminwunsch-Erkennung und Weiterleitung
- Orientierung vor dem Ersttermin
- Erfassung von Rückruf- oder Kontaktanfragen
- Eskalation bei sensiblen oder unklaren Anliegen
Empfohlen
Chat + VoiceBot
Für Praxen, die auch telefonische Anfragen automatisiert auffangen möchten.
€399
/ Monat
Web-Chat + VoiceBot, Call: €0,90 exkl. USt je Anruf
- Alles aus Web-Chat / Mobile-Chat
- KI-VoiceBot für Telefonanrufe
- Natürliche Gesprächsführung ohne starre Menülogik
- Entlastung bei wiederkehrenden Routinefragen
- Mehrsprachige Kommunikation, sofern eingerichtet
- Anrufstatistik und Gesprächshistorie
- Weiterleitung an das Praxisteam bei Bedarf
Individuelle Praxislösung
Für Praxen mit Kalenderintegration, mehreren Abläufen oder erweitertem Setup.
auf Anfrage
Individuelle Anbindungen und erweitertes Customizing
- Alles aus Chat + VoiceBot
- Einbindung externer Kalender, z. B. Google, O365, eTermin oder andere Systeme
- Automatische Terminvergabe im Dialog, sofern technisch angebunden
- Unterstützung mehrerer Kalender, Standorte oder Terminarten
- Terminerinnerungen, sofern eingerichtet
- Weiteres Customizing nach Anwendungsfall
Alle Preise zzgl. USt. Einmalige Einrichtung: 1 bis 3 Personentage je nach Customizing. Staffelpreise auf Anfrage.
Gespräch buchen
Finden wir heraus, ob OrdiNav zu Ihrer Praxis passt
Nicht jede Praxis braucht dieselbe Lösung. In einem kurzen Gespräch klären wir, welche Anfragen Ihr Team aktuell aufhalten, welche davon sinnvoll vorstrukturiert werden können und wo persönliche Übergabe wichtig bleibt.
Keine Massen-Demo. Kein Standardpaket auf Verdacht. Wir prüfen gemeinsam, ob Webchat, Telefonassistenz oder Terminbuchung für Ihre Abläufe wirklich sinnvoll sind.
Was Sie im Gespräch bekommen
Eine erste Einschätzung, die zu Ihren Abläufen passt
- eine realistische Einschätzung, ob OrdiNav Ihre Praxis entlasten kann
- eine erste Einordnung, welche Anfragen automatisiert oder vorstrukturiert werden sollten
- Klarheit, welche Variante zu Ihren Abläufen passt: Webchat, VoiceBot oder individuelle Integration